SİCİLL-i AHVÂL DEFTERLERİ

Sözlükte sicil, “resmî belgelerin kaydedildiği kütük, devlet memurlarının resmî vukuatlarını ihtiva eden defter”, sicill-i ahvâl de “memurların tercüme-i hâllerinden resmiyete intikal eden hususlar” anlamına gelir. Genellikle sicill-i ahvâl defterleri olarak bilinen defterler, yakın dönem Osmanlı biyografi yazımında başvurulan en önemli kaynak olup sicill-i umûmî (BA, ŞD, nr. 2532/24) ve esas künye defterleri (BA, DH.EUM.LVZ, nr. 30/70) adıyla da anılır. Bu defterler, II. Abdülhamid devrinde Osmanlı devlet teşkilâtında görev alan memurların görevleri süresince gelişim aşamalarını izlemek amacıyla 1879 yılında Dâhiliye Nezâreti’ne bağlı olarak kurulan Sicill-i Ahvâl Komisyonu’nun ve 1896’da bu komisyonun lağvedilmesiyle onun yerine teşkil edilen Me’mûrîn-i Mülkiyye Komisyonu’nun faaliyetleri sonucu 1879-1909 döneminde düzenlenmiş olup bu dönemde devlet hizmetinde bulunan memurların sicil kayıtlarını ihtiva etmektedir. Defterlerin altmış tanesi Sicill-i Ahvâl Komisyonu, 140 tanesi Me’mûrîn-i Mülkiyye Komisyonu döneminde hazırlanmıştır (Gültepe, VI, 254). Başbakanlık Osmanlı Arşivi’nde muhafaza edilen sicill-i ahvâl defterleri serisi sayı numaralandırma sistemiyle numaralandırılmış olup 1-201 numaralı defterlerden oluşmaktadır. Bunlarla ilgili bazı çalışmalarda 201, 200, 196 gibi farklı sayılar da verilmektedir. Yakın bir tarihte Osmanlı Arşivi tarafından internet ortamına aktarılan defterlerden 18 numaralı defter mükerrerdir, 179 ve 190 numaralı defterler de boş görünmektedir (BA, DH.SAİD, 179 ve 190 numaralı defterler). 80 ve 150 numaralı defterler ise zeyil defterleridir (BA, DH.SAİD, 80 ve 150 numaralı defterler). Büyük boy olan defterlerin boyutları ve sayfa adedi farklıdır. Meselâ 1 numaralı defter 45,5 × 35 cm. ebadında olup sayfa adedi 1032, 11 numaralı defterin ebadı 44 × 30 cm., sayfa sayısı 503 iken 11-181 numaralı defterlerin sayfa adetleri 490 ile 506 sayfa arasında değişmekte, boyutları da 40,5 × 28 ve 46,5 × 32 cm. gibi farklılıklar göstermektedir. Sicil nizamnâmesine göre Osmanlı memurları “sınıf-ı evvel” ve “sınıf-ı sânî” diye ayrılmıştır. Bu tasnife uygun olarak sicill-i ahvâl defterleri de sınıf-ı evvel ve sınıf-ı sânî şeklinde düzenlenip defterlerin pek çoğunun başlangıç veya bitiş sayfalarında hangi sınıfa ait defter olduğu “birinci sınıfın birinci defteri, ikinci sınıfın beşinci defteri” gibi sözlerle belirtilmiş, bazı defterlerde ise “163. sicill-i umûmî defteri, 178. sicil defteridir, 13. defter, iş bu yüz ellinci defter beş yüz sahifeyi hâvi zeyil defteri” şeklinde notlar yer almıştır.

Sicill-i ahvâl defterleri, Sicill-i Ahvâl Komisyon-ı Umûmîsi Sicil Kalemi / Me’mûrîn-i Mülkiyye Komisyonu / Sicill-i Ahvâl-i Me’mûrîn Komisyonu için her sayfası komisyonun mührüyle mühürlü olarak ciltli ve muntazam şekilde hazırlanmış olup her memurun hal tercümesi için iki sayfa ayrılmıştır. Defterde memura ayrılan kısım yetmediği takdirde o memurla ilgili daha sonraki olaylar zeyil defterine, “İş bu zeyil yirmi altıncı defterin on birinci sahifesinde mukayyed Abdülvâhid Bey’in zeylinden mâba‘ddir” gibi ibarelerle (DH.SAİD, 80 numaralı zeyil defteri) o kişinin hal tercümesinin nerede geçtiği belirtilmiştir. Sicil nizamları gereği defterlerde herhangi bir şekilde silinti ve kazıntı yapılamazdı. Defterlerde hata olduğu zaman hatanın üzeri okumayı engellemeyecek biçimde çizilerek yanına doğrusunun yazılması gerekirdi ki sicill-i ahvâl defterlerinde zaman zaman bu şekilde uygulamalar olduğu görülmektedir.

II. Abdülhamid döneminde sivil bürokraside görevli devlet memurlarının sayısı 50.000-100.000, 70.000-35.000 ve 30.000 (BA, T.SAİD, nr. 451/130) gibi farklı sayılarda tahmin edilip sicill-i ahvâl defterlerinde 92.000 memurun sicil kaydının bulunduğu belirtilirken (Başbakanlık Osmanlı Arşivi Rehberi, s. 241) son yıllarda Osmanlı Arşivi’nin sicill-i ahvâl fihristleri üzerinde yapılan çalışma neticesinde (bugün Osmanlı Arşivi’nde on yedi cilt halinde mevcut olan sicill-i ahvâl fihristleri, sicill-i ahvâl defterleriyle birlikte II. Abdülhamid döneminde alfabetik sırayla düzenlenmiştir ve harf inkılâbından sonra Latin harflerine çevrilmiştir), mükerrer kayıtların ayıklanması sonucu memur sayısı 51.698 olarak tesbit edilmiştir (BA, Dahiliye Nezâreti Sicill-i Ahvâl Defterleri Fihristi, İstanbul 2004, I, 1). Defterlerdeki ilk kayıt Ahmed Cevdet Paşa’ya ait olup kayıtlı bulunan memurların doğum tarihlerinin hicrî 1200 ile 1310 (1786-1892) yılları arasında olduğu görülmektedir.

Sicill-i ahvâl defterlerine kaydedilen özet biyografiler, memurların devlet hizmetine ilk girdikleri zaman vermek zorunda oldukları “tercüme-i hâl varakası” denilen matbu bir belge ile tercüme-i hâl varakasına eklenmesi zorunlu olan bazı resmî evraklar esas alınarak hazırlanırdı. Tercüme-i hâl varakasında memurun doğum tarihi, baba adı, eğitim durumu, görevleri, eserleri, rütbe ve madalyaları, kazandığı mükâfatlar, aldığı cezalarla ilgili cevaplandırılması istenen sorular bulunurdu. Bu soruların cevaplarının varakanın sahibi tarafından kendi el yazısıyla yazılması zorunluydu. Sicill-i Ahvâl Komisyonu’nun kurulduğu 1879’dan 1884 yılına kadar memurların verdikleri tercüme-i hâl varakalarındaki bilgiler resmî belgelerle karşılaştırılır, derinlemesine bir inceleme yapılmadan memurun beyanı doğru kabul edilirdi. Bunlar, tercüme-i hâl varakalarına âmirlerinin yazdıkları yüzeysel tasdiklerle kabul edilerek sicill-i ahvâl defterlerine geçirilirdi. Bir başka ifadeyle 1884 yılına kadar tescil edilen biyografi özetleri resmî kayıtlara, resmî inceleme ve araştırmaya dayanmamıştır (BA, ŞD, nr. 2628/28). Bu tarihten itibaren verilen tercüme-i hâl varakalarını sadece bir ihbarnâme olarak kabul eden Sicill-i Ahvâl Komisyonu, tercüme-i hâl varakalarını tescil etmeden resmî belge ve arşiv kayıtlarına başvurarak bilgilerin doğruluğunun tesbiti, eksiklerin tamamlanması, yanlışların düzeltilmesi için çalışmaya başladı. Bu çalışmaların neticesinde 1887’de Me’mûrîn-i Mülkiyyenin Tercüme-i Hâllerinin Sûret-i Kayd ve Tahrîrini ve Teferruatını Mübeyyin Târifnâme adıyla tercüme-i hâl varakalarının hazırlanması, incelenmesi, özetlerinin çıkarılması, bunların sicil defterlerine geçirilmesi, sicil defterlerine zeyillerin işlenmesi gibi sicil muâmelâtıyla ilgili pek çok esas daha düzenlendi. Memurlar artık tercüme-i hâl varakalarını “evrâk-ı müsbite” denilen tezkire-i Osmânî, mensup olduğu silsileyi gösterir vesikalar, şehâdetnâme, icâzetnâme, tasdiknâme, ruhsatnâme, imtiyaz ve ihtirâ ferman ve beratları, telif ve matbu eserlerin birer nüshası, tayin, işe başlama, işten ayrılma, maaş kesim tarihleri, maaş miktarı, hüküm giyip giymediğiyle ilgili mazbatalar ve resmî evrakı, rütbe, nişan ruûs beratları gibi belgeleri iliştirerek teslim edeceklerdi. Komisyona ulaşan tercüme-i hâl varakalarında verilen bilgiler, evrak-ı müsbitesi ve gerekli diğer resmî kayıtlarla karşılaştırılarak noksanları varsa tamamlanıp yanlışları düzeltildikten sonra özet biyografi hazırlanacak ve defterlere kaydedilecekti. Bundan sonra memurlarla ilgili meydana gelen değişiklikler sicill-i ahvâl defterine zeyil olarak eklenecek, böylece sicill-i ahvâl defterlerindeki biyografiler daha güvenilir hale gelmiş olacaktı.

Sicill-i umûmî defterleriyle birlikte İstanbul’da merkez dairelerindeki sicil şubelerinde ve taşra sicil komisyonlarında özel sicil defterleri tutulmuştur. Bu defterler Sicill-i Ahvâl Komisyonu tarafından her sayfası mühürlenerek düzenli biçimde hazırlanırdı. Sicil şubeleri ve komisyonları tarafından Sicill-i Ahvâl Komisyon-ı Umûmîsi’ne gönderilen tercüme-i hâl varakaları incelenip kabul edildikten sonra birer sûretleri, özel sicillere aynen kaydedilmek üzere tercüme-i hâl varakalarını göndermiş olan dairelere ve vilâyetlere yollanırdı. İkinci sınıf memurların tercüme-i hâl varakaları mensup oldukları kurum tarafından incelenerek tercüme-i hâl özeti hazırlanır, onaylanır, ardından bu özet sicill-i ahvâl defterlerine geçirilir ve aynı zamanda bir sûreti de özel sicillere geçirilmek üzere ilgili daireye gönderilirdi.

Sicill-i ahvâl defterlerinin alfabetik fihrist defterleri düzenlenmiştir. Fihrist defterlerine memurların ve babalarının ismi, memuriyetleri, tercüme-i hâl varakalarının numaraları yazılırdı. Bir memurun sicill-i ahvâl defterindeki sicil bilgilerine ulaşmak için memurun adı ve babasının adının bilinmesi yeterliydi. Esas sicil defterleri ve fihrist defterleri gizlilikleri itibariyle sandıklarda saklanırdı. II. Meşrutiyet’in ilânından sonra Kānûn-ı Esâsî’ye göre her daire kendi memurunu kendisi seçeceğinden umumi sicil uygulamasına son verilerek 1909 yılından itibaren her memur için kendi dairesinde özel sicil dosyaları oluşturulmaya başlanmıştır.

Bu madde TDV İslâm Ansiklopedisi’nin 2009 yılında İstanbul’da basılan 37. cildinde, 134-136 numaralı sayfalarda yer almıştır. Matbu nüshayı pdf dosyası olarak indirmek için tıklayınız.